SISTEMA
DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL
MODULO SEGUROS OPERARIO DEPENDENCIA Y JEFES DEPENDENCIA
A través de este módulo se manejan las Pólizas de la Universidad donde el tomador es un tercero y el beneficiario la Universidad, los empleados pueden realizar solicitudes de reclamaciones al Funcionario de Seguros de la Universidad cuando existan pérdidas o robos sobre los bienes asegurados, se informa a la aseguradora para iniciar el trámite del reclamo . También permite el ingreso de las pólizas sobre los contratos o cotizaciones que sean solicitadas por parte de la Universidad teniendo un control sobre éstas, teniendo relación con el módulo de obras y compras que son los módulos a través de los cuales se realiza la solicitud de las pólizas a los contratistas.
Los operarios de dependencias puede hacer una Solicitud de Cobertura de Amparo sobre personas(Funcionarios, Estudiantes), bienes devolutivos o eventos por parte de funcionarios de la Universidad. Estas coberturas son tramitadas a través del Funcionario de Seguros de la Universidad en la Oficina de Compras y Administración de Bienes.
Figura
No. 25
A continuación se describen cada una de las opciones anteriores.
Reclamación: Al entrar por esta opción se presenta un panel de navegación con las siguientes nuevas opciones:
Solicitud de Reclamación: El empleado de dependencia genera a la División de Bienes y Servicios – área de seguros, una solicitud de reclamación sobre las pólizas que la Universidad maneja de cubrimiento de Bienes o de Vida y Accidentes, de acuerdo al tipo de suceso ocurrido ( robo, hurto, accidente ..); datos básicos del suceso como la fecha, descripción y los documentos de soporte de respaldo son solicitados para la reclamación. Figura Siguiente. No. 28
Figura No. 28
Reclamaciones por enviar a Compras y Administración de Bienes (DABS): La Solicitud de Reclamación queda en este punto en espera de anexar documentos relacionados con el suceso; el empleado actualiza tantas veces como sea necesario esta solicitud y una vez tenga la información completa, entra por esta opción y envía al funcionario de seguros de la Oficina de Administración de Bienes y Servicios para que inicie el trámite con la aseguradora. (Figura Siguiente No. 29)
Figura No. 29
Reclamaciones Tramitadas: El Empleado por esta opción puede conocer la respuesta sobre su reclamación que ha enviado el Funcionario de Seguros. Figura No. 33
Figura
No. 33
Reclamaciones Rechazadas: Por esta Opción el Empleado de la dependencia es avisado de la anulación de la Reclamación y los motivos por los cuales se anula.
Amparos: Al entrar por esta opción se presenta un panel de navegación con las siguientes nuevas opciones:
Solicitud de Cobertura de Amparo: Un Operario puede hacer una Solicitud de Cobertura de Amparo sobre personas(Funcionarios, Estudiantes), bienes devolutivos o eventos por parte de funcionarios de la Universidad, ingresa los datos como fecha inicial y final del cubrimiento y selecciona sobre que o quien va a hacer la solicitud, y de acuerdo a la selección, saldrán las opciones respectivas; el costo de estos amparos es asumido por la dependencia que solicita, esta información va vía el sistema al funcionario de seguros de la oficina de compras para que sea diligenciado. Figura No. 34
Figura
No. 34
Asignar Registro Presupuestal: Después de ser revisada la solicitud de amparo por el funcionario de seguros de la oficina de compras y administración de bienes, el operario de dependencia que generó esta solicitud usa esta opción para asignar el Registro Presupuestal definido y aprobado para el pago al intermediario de seguros para que el funcionario de seguros de la oficina de compras gestione el trámite con el intermediario de seguros, si selecciona forma de pago “Registro Presupuestal”, aparecerá una nueva opción donde puede ingresar el número, ó puede seleccionar Caja u otro tipo de pago cuando no es por Registro. Figura No. 36
Figura
No. 36
Pre-Orden de Gasto Cobertura Amparo:Después de ser asignada la Aseguradora y el número de póliza por parte del funcionario de seguros de la oficina de compras y administración de bienes, el operario de la dependencia ingresa por esta opción para generar el documento que se convertirá en la Orden de Gasto una vez el área Financiera complemente su información.
El operario de la dependencia elegirá el Intermediario de seguros para el cual generará la pre-Orden de Gasto de la lista de proponentes a los cuales desde esa dependencia se han realizado solicitud de cobertura de amparos.
El operario tendrá la posibilidad de generar un archivo PDF a partir de la información que el sistema le presenta acerca de la Pre-Orden de gasto que se generó para el proponente escogido.
Coberturas de Amparo Anuladas: Por esta Opción el Empleado de la dependencia es avisado de la anulación de la solicitud de cobertura y los motivos por los cuales se anula.