SISTEMA
DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL
MODULO IMPORTACIONES – OPERARIO DEPENDENCIA
Que es el Módulo de Importaciones?
Este es un Sistema donde los operarios de dependencia podran realizar solicitudes de importación, y luego de ser aprobadas por el jefe de la dependencia, el funcionario de compras es quien recibe la solicitud y empieza el trámite respectivo, solicita la proforma o cotización al exportador, ingresa los datos de la proforma, liquida los gastos de importación; el operario de dependencia es el encargado de asignar el registro presupuestal y se podra empezar a realizar pagos. El funcionario de compras solicita e ingresa la licencia de importación, envía el pedido, confirma vía el sistema el arribo de la mercancía, confronta el pedido y genera el informe de recepción para que el funcionario a quien se le asigna el artículo lo reciba a través del módulo de inventarios, y finalmente el funcionario de inventarios asigna el número de inventario al articulo importado si es necesario.
Figura 1 – Panel Navegación importaciones
A continuación se describen cada una de las opciones presentadas anteriormente
Solicitud de Importación : El operario de una dependencia genera solicitudes de Importación de bienes que en su dependencia tengan necesidad por indicación de empleados de la misma dependencia.
Los proponentes extranjeros y los bienes respectivos deben estar en el sistema registrados con antelación.
Por esta opción el sistema solicita la información referente a los ítems a importar, al proponente a quien se solicitarán, la forma o término de Comercio Internacional (ICONTERM) a usar para la importación, la cantidad de cada ítem, la descripción en inglés de los ítems a importar, la manera de pago que determina el responsable de la definición del registro de presupuesto, si está o no patrocinada por Colciencias para efectos de la solicitud de excención de Impuestos y las observaciones referentes a la importación.
La solicitud es enviada a través del sistema al jefe de la dependencia para su conocimiento y aprobación de la importación.
Figura 2 – Formulario ingresar Solicitud Importación
Asignar Registro Presupuestal: El operario de la Dependencia que generó la solicitud de importación usa esta opción para asignar el registro de presupuesto definido y aprobado para el pago al Exportador (cuando el pago es por otros fondos) y/o para el agente de Aduanas (cuando se de el caso de uso de gente de aduanas). Cuando el Pago es por fondo de Estampilla el operario que debe generar el registro de presupuesto para el exportador es el de Compras y si no hay Agente de aduanas asignado, no se necesita generar registro de presupuesto asociado.
Importaciones Rechazadas y Anuladas: El Operario de la Dependencia entra por estas opciones para conocer cuales solicitudes de Importación el Jefe anuló o rechazó y el motivo del rechazo o anulación. EL operario con una solicitud rechazada puede modificarla según las observaciones y volverla a enviar para la aprobación o puede igualmente cancelar la solicitud de importación por el botón No tener en Cuenta. El operario de la dependencia usando el botón Aceptar Anulación finaliza una solicitud de importación anulada por el Jefe de la Dependencia. A continuación se muestran los formularios de solicitudes rechazadas o solicitudes anuladas.
Formulario
de Solicitudes de Importación Anuladas
Formulario Solicitudes de Importación Rechazadas
Flujo de Importaciones: Puede ver las Solicitudes de Importación por Dependencia o las Solicitudes de Importación Propias, seleccionando respectivamente su preferencia; Si selecciona ver las Solicitudes de Importación Propias no necesita escojer la Dependencia
