SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL SERVICIOS VARIOS – OPERARIO DEPENDENCIA




Que es el Sistema de Servicios Varios?

A través de éste módulo se lleva el registro de ingresos, salidas y novedades del personal de la sección de Servicios Varios, se programan las actividades a realizar por los funcionarios de esa dependencia, los funcionarios de toda la Universidad podrán hacer solicitudes de apoyo a eventos por parte de integrantes de la Sección de servicios varios cuando sea necesario, así como también un miembro de la Comunidad puede informar en una dependencia sobre diferentes sucesos que representen una alerta para la oficina de servicios varios y permite al funcionario de la Oficina de Servicios Varios Administrar el Almacén de los insumos que se utilizan en esta dependencia.

Figura No. 62

A continuación se describen cada una de las opciones presentadas anteriormente


Solicitudes Apoyo Evento: Al entrar por esta opción se presenta un panel de navegación con las siguientes nuevas opciones, ver Figura No. 72


Figura No. 72

Solicitar Apoyo Evento: Un Operario de dependencia solicita apoyo a eventos como (congresos, ceremonias de graduación, actos culturales, visita de personajes ilustres, lanzamiento de libros y otros), cuando requiera la presencia de personal de Servicios Varios. No solamente se deben hacer solicitudes sobre eventos, sino servicios en general que esta sección presta.

Debe especificar la información en los siguientes campos:

Nombre del evento que se va a realizar

Tipo de Evento: Qué tipo de evento va a realizar, sino encuentra el necesario en la lista, se debe comunicar con la Oficina de Servicios varios y solicitar su creación.

Tipo de solicitud: El tipo de solicitud que necesita que realice la Sección de Servicios Varios como trasteo, fumigación, aseo para eventos, entre otros. Sino encuentra el necesario en la lista, se debe comunicar con la Oficina de Servicios varios y solicitar su creación.

Descripción del evento: Descripción general sobre el evento que se va a realizar.

Nombre de la Actividad: Es la actividad ó servicios que necesita que la Sección de servicios varios le preste.

Fecha: Fecha del evento, sin no es un evento, sino una solicitud de algún servicio, puede indicar la fecha real o una tentativa , que será atendida de acuerdo a la programación que tengan establecida en la Sección de Servicios Varios.

Hora: Hora del evento o solicitud. Debe ingresarlo en el siguiente formato. (00:00)

Duración del evento: Tiempo que va a durar el evento o el servicio solicitado expresado en minutos.

Cantidad aproximada de asistentes : Cantidad aproximada de personas que asistirán al evento.

Cantidad aproximada de operarios: Cantidad de funcionarios de servicios varios que considere necesarios para prestar el servicio solicitado, sujeto a cambios por la Sección de Servicios Varios.

y la descripción. Dentro de las observaciones se puede especificar el espacio o lugar donde se realizará el evento.

Ej. De una solicitud de apoyo para un evento.


Figura No. 73

Ej. De una Solicitud de Apoyo para un servicio normal no considerado como evento.

Solicitudes Apoyo Evento anuladas: Por esta Opción el Operario de Dependencia es avisado de la anulación de la solicitud y los motivos por los cuales se anula.

Solicitudes Apoyo Evento Rechazadas: El Operario de la Dependencia entra por esta opción para conocer cuales solicitudes de Apoyo a Evento fueron rechazadas por la unidad de Servicios Varios y el motivo del rechazo. El operario con una solicitud rechazada puede modificarla según las observaciones y volverla a enviar para la aprobación o puede igualmente cancelar la solicitud de apoyo a evento con la opción No tener en cuenta.

Solicitudes por Alerta: Al entrar por esta opción se presenta un panel de navegación con las siguientes nuevas opciones, ver Figura No. 74


Figura No. 74

Solicitudes por Alerta: Un miembro de la Comunidad puede informar en una dependencia sobre diferentes sucesos que representen una alerta para la oficina de servicios varios o hacerlo directamente a la Unidad, el operario de la dependencia puede realizar la solicitud de la alerta por esta opción. Se ingresa el empleado que realiza la petición , el tipo de solicitud, la fecha y la descripción.

Figura No. 75

Solicitudes por Alerta anuladas: Por esta Opción el Operario de Dependencia es avisado de la anulación de la solicitud y los motivos por los cuales se anula.

Solicitudes por Alerta Rechazadas: El Operario de la Dependencia entra por esta opción para conocer cuales solicitudes de Alerta fueron rechazadas por la unidad de Servicios Varios y el motivo del rechazo. El operario con una solicitud rechazada puede modificarla según las observaciones y volverla a enviar para la aprobación o puede igualmente cancelar la solicitud de apoyo a evento.

Reportes:

Solicitudes Aprobadas: Con este reporte el operario de cada dependencia podrá enterarse si sus solicitudes por apoyo a un evento o por alerta han sido aprobadas en la oficina de servicios varios; debe seleccionar el tipo de solicitud y un rango de fechas.