SISTEMA
DE ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL
MODULO DONACIONES – OPERARIO DEPENDENCIA
Qué es el Módulo de Donaciones?
Este Módulo permite a un operario de una dependencia realizar una solicitud de una donación con el fin de recibir las donaciones ofrecidas, las cuales deben ser aprobadas por su jefe respectivo y la Sección de Compras y Administración de Bienes debe ingresar la resolución de donación y realiza la aprobación por parte de esa oficina, después de ser aceptada por el operario genera el informe de recepción y asigna un responsable para el nuevo bien recibido en donación para que luego el funcionario de inventario proceda con la asignación de los números de inventario.
Figura
1- Panel de Navegación Donaciones
Solicitud de Donación : El operario de una Dependencia genera Solicitudes de Donación con el fin de iniciar el proceso para recibir las Donaciones ofrecidas. Los oferentes de las donaciones deben estar haciendo parte del registro de proponentes de la Universidad. Una donación podrá ser otorgada con una garantía, igualmente el responsable de dar respuesta a la garantía debe estar inscrito como proponente de la Universidad. Estas donaciones pueden ser de artículos o bienes inmuebles, en el caso de ser un bien inmueble el que se va a recibir en donación, este inmueble debe ser ingresado previamente por el funcionario de la oficina de bienes inmuebles.
Donaciones por Recibir : Cuando ya ha sido aprobada la donación por el Jefe de la Dependencia y realizado el estudio de donación por parte del funcionario de la Oficina de Compras y Administración de Bienes, el operario de la dependencia puede consultar en las donaciones por recibir aquellas que hayan sido aprobadas por resolución y cuando reciba el bien físicamente registrar la recepción del mismo ingresando las cantidades efectivas recibidas. En este momento el operario puede igualmente rechazar la donación, debe escribir una razón por la cual la Donación no se efectuará; y el funcionario de inventarios debe aceptar también esta anulación.
Generar Informe de Recepción: Una vez el operario de la dependencia realiza la asignación del responsable y de la ubicación de los bienes, ingresa centro de costos y de información, genera la actualización a Contabilidad, registra el ó los bienes para marcar y direcciona los bienes a su respectivo usuario responsable para que apruebe su recibo a través del módulo de inventarios, el Funcionario de Inventario entra y genera el número de inventario a los bienes asociados al informe de recepción que se generó una vez el funcionario a quien se le asignó el bien lo reciba.
Donaciones
Anuladas : Por
esta Opción el Empleado de la dependencia es avisado de la
anulación de la donación y los motivos por los
cuales se anula.